Das Stadthotel Auerbach steht digital ungefähr dort, wo Sie es selbst verorten: 2019. Die gute Nachricht zuerst: Die Technik-Basis ist besser als ihr Ruf. Protel läuft stabil mit Wartungsvertrag, der Channel Manager ist angebunden, das WLAN ist seit 2023 erneuert und sauber in Gäste- und Mitarbeiternetz getrennt. Das Problem ist nicht fehlende Technik — es ist fehlende Nutzung und fehlende Zuständigkeit. Der Zimmerstatus wandert per Telefon und Zettel, Rechnungsdaten verlassen das Haus als CSV, die Raten pflegen Sie persönlich von Hand, und nach der Buchungsbestätigung verstummt das Haus digital bis zur Ankunft des Gastes.
Der größte Hebel liegt deshalb nicht im Einkauf neuer Software, sondern im Ausreizen der vorhandenen: Ihr PMS kann mehr, als Ihr Haus ihm abverlangt — und Sie bezahlen es bereits. Von KI-Anwendungen rate ich für die nächsten Monate ausdrücklich ab. Erst die Basis, dann die Automatisierung, dann KI. Alles andere wäre verkauft, nicht beraten.
Bewusst konservativ gerechnet, nur die messbare Handarbeit. Stundensatz: 25 € Vollkosten (Annahme, 3P-Standardsatz für diese Rechnung).
| Posten | Rechenweg | pro Jahr |
|---|---|---|
| Debitoren-Nacharbeit (CSV-Export PMS → Buchhaltung) | 4 h/Woche (Ist-Wert Steckbrief) × 52 Wochen = 208 h × 25 € | 5.200 € |
| Zimmerstatus per Telefon/Zettel (Rezeption + Housekeeping) | 45 Min/Tag (Schätzung) × 365 Tage ≈ 274 h × 25 € | ≈ 6.850 € |
| Manuelle Ratenpflege durch den Direktor | 30 Min/Tag (Schätzung) × 300 Tage = 150 h × 25 € | ≈ 3.750 € |
| Summe messbare Handarbeit | konservativ; Direktoren-Zeit real teurer als 25 €/h | ≈ 15.800 € |
| Teilkriterium | Befund (aus der Erhebung) | Score |
|---|---|---|
| TI-1 PMS & Core-Systeme (30 %) | Protel on-premise, Stand 2019; Channel Manager angebunden; „funktioniert, aber keiner nutzt es richtig aus" | 2 |
| TI-2 Netzwerk & Hardware (25 %) | WLAN 2023 erneuert (~35.000 €), stabil, Gäste-/Staff-Netz getrennt; Bandbreite/Redundanz nicht erhoben (Annahme) | 3 |
| TI-3 Schnittstellen & Integration (25 %) | Genau eine automatische Schnittstelle (Channel Manager); Buchhaltung per CSV, Housekeeping per Telefon/Zettel | 2 |
| TI-4 Datensicherheit & Backup (20 %) | Externer Datenschutzbeauftragter bestellt; Backup-Strategie nicht erhoben (Annahme, Prüfauftrag Woche 1) | 2 |
| Rechnung: 2×0,30 + 3×0,25 + 2×0,25 + 2×0,20 | 2,25 | |
Die Basis ist solider, als der Satz „2019 stehengeblieben" vermuten lässt — das WLAN-Projekt 2023 war die richtige Investition und trägt alles Mobile, was jetzt kommt. Der Engpass sitzt in den Schnittstellen: Ihre Systeme kennen einander nicht, also spielen Ihre Mitarbeiter Datenüberträger.
| Teilkriterium | Befund | Score |
|---|---|---|
| PD-1 Buchung & Reservierung (25 %) | Multi-Channel läuft, Bestätigungsmail automatisch, IBE vorhanden — aber Ratenpflege manuell, kein Pre-Check-in-Angebot | 2,5 |
| PD-2 Check-in / Check-out (25 %) | Ø 8 Min, Schlangen bis 15 Min zu den Wellen; digitaler Pre-Check-in 0 %; kein Express-Check-out (Stau 7:30–9:00) | 1,5 |
| PD-3 Housekeeping-Steuerung (25 %) | Zimmerstatus telefonisch/Zettel, keine mobile Freigabe, Inspektion ohne Checkliste | 1 |
| PD-4 Rechnung & Zahlung (25 %) | Rechnung aus dem PMS, Export manuell als CSV; 4 h/Woche Nacharbeit in der Verwaltung | 2 |
| Rechnung: (2,5 + 1,5 + 1,0 + 2,0) ÷ 4 | 1,75 | |
Hier klemmt es am deutlichsten — und hier entstehen zwei Ihrer drei häufigsten Gästebeschwerden (Wartezeit beim Check-in, Zimmer bei Anreise nicht fertig). Die Details dazu stehen im parallel erstellten Operations-Audit; die technische Ursache steht hier.
| Teilkriterium | Befund | Score |
|---|---|---|
| DN-1 Datenerfassung & Qualität (35 %) | Basis-Erfassung im PMS; Pflegegrad der Gästeprofile nicht erhoben (Annahme, konservativ) | 2 |
| DN-2 Auswertung & Berichte (35 %) | Vorjahresliste als wichtigstes Werkzeug; kein Dashboard; Website nur mit Analytics-Basissetup | 2 |
| DN-3 Datenbasierte Entscheidungen (30 %) | Preise nach „Bauchgefühl + Vorjahresliste"; Upgrade-Erlös und Re-Clean-Quote werden nicht gemessen; Bewertungsantworten „wenn Zeit ist" | 2 |
| Rechnung: 2×0,35 + 2×0,35 + 2×0,30 | 2,00 | |
Booking 8,3 und Google 4,2 zeigen: Die Leistung stimmt. Nur weiß Ihr Haus erstaunlich wenig darüber, warum — und lässt Entscheidungen liegen, die aus den eigenen Zahlen längst ablesbar wären.
| Teilkriterium | Befund | Score |
|---|---|---|
| TK-1 Digitale Grundkompetenz (40 %) | Nicht direkt erhoben (Annahme aus Indizien): Rezeption sprachlich fit, 2 Azubis, PMS wird funktional genutzt | 2 |
| TK-2 Schulung & Weiterbildung (30 %) | Weiterbildung „auf Nachfrage", kein Budgetposten; SOP-Ordner von 2018 unbenutzt; Einarbeitung = Mitlaufen | 1,5 |
| TK-3 Veränderungsbereitschaft (30 %) | Direktor offen (nutzt privat ChatGPT); Team laut Selbstauskunft „müde" — Einführungs-Risiko, kein Widerstand (Annahme) | 2 |
| Rechnung: 2×0,40 + 1,5×0,30 + 2×0,30 | 1,85 | |
Offenheit ist da, System fehlt. Wichtig für jede Einführung: Ein müdes Team verzeiht holprige Einführungen schlecht. Jedes neue Werkzeug muss hier als spürbare Entlastung ankommen, nicht als Zusatzaufgabe — sonst kippt die Stimmung. Die Kulturseite dazu steht im parallel erstellten Culture-Audit.
| Teilkriterium | Befund | Score |
|---|---|---|
| SV-1 Digitalisierungs-Strategie (40 %) | Kein Fahrplan; Cloud-Migration mehrfach verschoben; Wunsch nach Prioritäten vorhanden — das zählt als Ansatz | 1,5 |
| SV-2 Budget & Investition (30 %) | „Unter 10.000 €/Jahr, wenn man ehrlich ist", kein eigener Posten (Vergleichswert 4★ DACH: 3–4 % vom Umsatz) | 1 |
| SV-3 Verantwortung & Steuerung (30 %) | Keine IT-Stelle; Technik-Leiter „macht IT mit"; externer Dienstleister auf Zuruf | 1 |
| Rechnung: 1,5×0,40 + 1×0,30 + 1×0,30 | 1,20 | |
Die schwächste Dimension — und die Erklärung für alle anderen. Ohne Budgetposten, ohne Zuständigkeit und ohne Fahrplan bleibt jede Verbesserung Zufall. Immerhin: Dass Sie dieses Audit beauftragt haben und Prioritäten statt Großprojekt wollen, ist der erste Baustein einer Strategie.
| Dimension | Score | Gewicht | Beitrag |
|---|---|---|---|
| Technologie-Infrastruktur | 2,25 | 25 % | 0,56 |
| Prozess-Digitalisierung | 1,75 | 25 % | 0,44 |
| Datennutzung | 2,00 | 20 % | 0,40 |
| Team-Kompetenz | 1,85 | 15 % | 0,28 |
| Strategische Verankerung | 1,20 | 15 % | 0,18 |
| KI-Readiness-Score (gewichtete Summe) | 100 % | 1,86 |
Einordnung ehrlich ausgewiesen: 1,86 liegt exakt an der Schwelle zwischen „Der Analoge" (1,0–1,8) und „Der Bastler" (1,9–2,5). Die Merkmale sprechen eindeutig für den Bastler — vorhandenes PMS, angebundener Channel Manager, neues WLAN, erste KI-Berührung. Die Konsequenz ist in beiden Fällen dieselbe: erst ordnen, dann automatisieren.
Priorisiert nach Ihrem Schmerzpunkt („Rezeption am Limit, Digitalisierung 2019"), nach schnell sichtbarer Wirkung, nach Euro-Hebel und nach Machbarkeit mit Bordmitteln.
80 % der Hotels nutzen 20 % ihres PMS — Ihr Haus ist keine Ausnahme, und Sie bezahlen den Wartungsvertrag ohnehin. Kern der Maßnahme: Housekeeping-Zimmerstatus direkt in Protel führen (Telefon und Zettel ersetzen), Gästeprofile pflegen, Standard-Berichte aktivieren. Erster Schritt: Termin mit Ihrem Protel-Betreuer, Frage: „Welche fünf Funktionen bezahlen wir, ohne sie zu nutzen?"
Rechnungen automatisch aus dem PMS erzeugen, digital versenden, GoBD-konform archivieren — und den CSV-Umweg zum Steuerberater durch einen sauberen DATEV-Import ersetzen. Voraussetzung: ein Abstimmungstermin mit Ihrer Steuerberatung.
Automatische Mail zwei Tage nach Abreise mit Bewertungsbitte, Alarm bei kritischen Bewertungen, Antwortroutine statt „wenn Zeit ist". Voraussetzung: Prozess-Reife ≥ 2 — die erreichen Sie mit den Maßnahmen 1 und 2. Deshalb zweite Welle, nicht Tag 1.
Mailstrecke 7 / 3 / 1 Tage vor Anreise: Vorfreude, Anreise-Info, Upgrade-Angebot. Seriös beziffern lässt sich der Effekt erst, wenn Upgrade-Erlöse gemessen werden — der Messaufbau steht im Operations-Audit. Nebeneffekt: weniger Fragen am Telefon, spürbare Entlastung der Rezeption.
SELECT — 2 Tage vor Ort · €5.900
Systemlandschaft ordnen, Prioritäten mit Ihren Abteilungsleitern festziehen, den 90-Tage-Fahrplan gemeinsam mit dem Team starten — inklusive der Protel-Inventur am lebenden System. Das ist der logische Schritt für Ihr Profil: erst ordnen, dann investieren.
Wenn Sie danach die Umsetzung begleitet haben wollen: SPRINT Standard — 14 Tage vor Ort, €21.000.
Ergänzende Diagnose, klare Empfehlung: Ihre Fluktuation steigt (9 Kündigungen nach 6 im Vorjahr), und Digitalprojekte scheitern häufiger an müden Teams als an Software. Der Kulturbefund liegt für dieses Haus bereits als paralleles Audit vor (Culture Deep Dive, regulär €3.500) — beide Ergebnisse gehören in ein gemeinsames Prioritätengespräch.
Hinweis EU AI Act (sachlich, ohne Alarm): Sobald Ihr Team KI-Werkzeuge beruflich nutzt — und ChatGPT für Mailentwürfe zählt dazu —, greift ab 02.08.2026 die Schulungspflicht nach Artikel 4. Das AI-Act-Schulungspaket (€1.900: 2 h Live-Schulung remote, Dokumentations-Set, 12 Monate Wissens-Quiz) deckt diese Pflicht ab. Eine Schulung, keine Rechtsberatung.
Nächster Schritt: 30 Minuten Ergebnisgespräch — Sie bekommen von mir drei Terminvorschläge per Mail; eine kurze Antwort genügt.
Was ich nicht wusste, habe ich nicht erfunden. Diese Punkte sind offen und gehören in den SELECT-Termin:
| Punkt | Status |
|---|---|
| Stundensatz 25 €/h (Vollkosten) | Annahme — 3P-Standardsatz für Zeitkosten-Rechnungen |
| Zeit für Telefon-/Zettel-Statusmeldungen (45 Min/Tag) und Ratenpflege (30 Min/Tag) | Schätzung — im SELECT nachmessen |
| Backup-/Datensicherungsstand | Nicht erhoben — Prüfauftrag Woche 1 |
| ADR / Logisumsatz | Nicht erhoben — deshalb bewusst keine Prozent-vom-Umsatz-Rechnungen in diesem Report |
| Pflegegrad der Gästeprofile im PMS | Nicht erhoben — konservativ mit 2 bewertet |
| Digitalkompetenz des Teams | Nicht direkt erhoben — Score aus Indizien, als Annahme gekennzeichnet |