Ein Assistent ist schnell gekauft. Gut wird er durch die Einrichtung.
Die Technik ist erprobt. Was den Unterschied macht, ist die Arbeit drumherum: welches Wissen er hat, wann er an wen übergibt und wer die Rückrufnotiz bis wann erledigt. Das richte ich mit Ihnen ein, für Ihren Betrieb und nicht für einen Durchschnitt.
- 1
Nachmessen
Wie viele Anrufe und Anfragen heute liegen bleiben und welche Fragen immer wiederkommen. Erst der Ausgangswert, dann der Bau.
- 2
Wissen einspielen
Website, Preisliste, Hausordnung, häufige Fragen. Was nur fürs Team bestimmt ist, bekommt kein Kunde zu hören.
- 3
Übergabe festlegen
Je Anliegen: beantwortet er selbst, nimmt er einen Rückruf auf, stellt er durch, oder ist es ein Notfall. Mit einer verantwortlichen Person und einer Frist, die Sie setzen.
- 4
Probelauf mit dem Team
Testanrufe und Chats nach Szenarien: Notfall, Beschwerde, Termin, unbekannte Frage. Live geht er erst, wenn das Team sagt: passt.
So klingt Ihr Assistent.
Rufen Sie an oder schreiben Sie ihm. Gespielt wird mit Beispieldaten. Ihr echter Assistent lernt aus Ihrer Website und Ihren Regeln.
- Website lesen
- Leistungen & Zeiten erkennen
- Wissensbasis anlegen
- Stimme wählen
- Übergabe-Regeln setzen
Geben Sie ihm Ihre eigenen Inhalte.
Text von Ihrer Website, FAQ, Hausordnung oder Preisliste einfügen, oder eine Textdatei laden. Der Chat antwortet danach nur noch daraus. Ihre Inhalte bleiben in diesem Browser.
Fragen ohne Antwort
Was der Assistent nicht belegen konnte und weitergegeben hat. Im Echtbetrieb ist das Ihr Lückenreport: Was hier steht, fehlt auf der Website oder im Handbuch.
- Noch keine.
Ihre Nummer bleibt Ihre Nummer.
Was im Alltag passiert, wenn ich ihn mit Ihnen eingerichtet habe. Die Technik richte ich ein, die Regeln bestimmen Sie.
- 1
Ich lese ein
Ihre Website und die Unterlagen, die Sie freigeben: Leistungen, Zeiten, häufige Fragen. Daraus antwortet er, und nur daraus.
- 2
Sie bestimmen die Regeln
Was er beantworten darf, wann er übergibt, wer bei Notfällen erreichbar ist. Das entscheiden Sie, nicht die KI.
- 3
Erst testen, dann umleiten
Testanrufe und Chats mit Ihrem Team. Wenn es passt: Rufnummer umleiten, etwa nur nachts oder bei Besetzt, Chat einbinden. Abschalten geht jederzeit.
Telefon
Nimmt Anrufe an, wenn keiner kann: nachts, in der Mittagspause, bei Überlauf. Mit Rückrufnotiz oder Durchstellen.
Website-Chat
Beantwortet die Fragen, die sonst fünfmal am Tag per Mail kommen. Mit Ihren Inhalten statt mit dem Internet.
Postfach
Sortiert eingehende Mails, schreibt Entwürfe, markiert Dringendes. Abschicken tut ein Mensch.
Sechs Bausteine. Jeder für sich nützlich.
Was ein Assistent heute zuverlässig kann. Ich richte davon ein, was Ihr Betrieb braucht, und lasse weg, was nur gut klingt.
Telefon
- Nur wenn keiner kann oder immer zuerst: nachts, bei Besetzt, in der Pause
- Durchstellen an mehrere Ziele, Notdienst außerhalb der Zeiten
- Rückrufnotiz mit Anliegen, wenn er nicht weiterhilft
- Fotos per Link anfordern, zum Beispiel vom Schaden
Website-Chat
- Ihre Farben, Ihr Logo, Ihre Begrüßung
- Schnellantworten für die häufigsten Fragen
- Datenschutzhinweis direkt im Fenster
- Dateien annehmen, mit automatischer Löschfrist
Postfach
- Einordnen: Anfrage, Termin, Beschwerde, Rechnung
- Entwürfe in Ihrem Ton, mit Ihren Fakten
- Raus geht nur, was ein Mensch freigibt
- Dringendes nach oben, Werbung nach unten
Termine
- Google oder Microsoft 365 einmal verbinden
- Leistungen mit eigener Dauer, Puffer, Vorlauf, Tageslimit
- Pflichtangaben, bevor gebucht wird
- Bestätigung mit Link zum Verschieben und Absagen
Wissen
- Website einlesen, Seite für Seite
- Eigene Dokumente: Hausordnung, Preisliste, Handbuch
- Nachschlagen im Gespräch, auch am Telefon
- Lückenreport: Was gefragt, aber nirgends beantwortet wurde
Anbindung
- Erfasste Angaben direkt in Ihr System
- Automationen über fertige Make-Szenarien
- Meldungen, wenn der Kalender abreißt
- Mitarbeiterzugänge mit Protokoll
Was ein Assistent bei mir darf, und was nicht.
Das sind die Anforderungen, nach denen ich Werkzeuge auswähle und einrichte.
Gleich zu Beginn des Gesprächs. Das verlangt auch der EU AI Act (Art. 50).
Freie Zeiten prüft das System im echten Kalender (z. B. Google oder Microsoft), nicht das Sprachmodell. Erfundene Termine sind damit ausgeschlossen.
Notfälle werden nie als Termin behandelt, sondern an einen festgelegten Kontakt weitergegeben oder an den Notruf verwiesen.
Hosting in Deutschland bzw. der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Wo Sprachdienste außerhalb der EU laufen, sage ich das vorher, nicht hinterher.
Bei Berufen mit Schweigepflicht bleibt vom Anruf nur Vorgang, Zeit und Ergebnis. Fachliche Auskünfte gibt ohnehin nur der Mensch.
Jeder Ablauf hat einen Punkt, an dem ein Mensch übernimmt. Kein Baustein, den man abwählen kann.
Was genau soll er bei Ihnen tun?
Wählen Sie Vorlage und Bausteine, stellen Sie den Ablauf ein und sehen Sie den Probelauf. Am Ende steht ein Steckbrief, den Sie mir schicken können.
Telefon-Assistent
- Noch nichts passiert. Wie in vielen Projekten nach dem Kick-off.
Ihr Assistent auf einen Blick
Hinweise zur Orientierung, keine Rechtsberatung. Die konkrete Prüfung gehört ins Projekt.
Wie viel Zeit steckt drin?
Alle drei Werte sind Ihre Annahmen. Ich rechne nur.
Stunden pro Monat (Woche × 52 ÷ 12). Zielmarke auf Basis Ihrer Annahmen, keine Garantie. Was tatsächlich frei wird, zeigt erst der Pilot.
Skizze steht. Jetzt die ehrliche Meinung?
Schicken Sie mir den Steckbrief. Ich sage Ihnen, ob sich der Assistent lohnt, was er braucht und wo er besser Mensch bleibt.
Die Fragen, die im Erstgespräch sowieso kommen.
Ist das hier schon der echte Assistent?
Nein. Diese Seite ist eine Demo mit Beispieldaten und vorbereiteten Gesprächen. Den echten Assistenten richte ich mit erprobten Bausteinen für Ihren Betrieb ein und begleite den Pilot.
Kann ich das auf meiner eigenen Website sehen?
Ja. Im Erstgespräch starte ich die Demo live auf Ihrer Website: Der Assistent liest Ihre Seiten und beantwortet Fragen daraus. Was er nicht beantworten kann, zeigt Ihnen gleich, wo Ihre Website Lücken hat.
Ersetzt der Assistent mein Personal?
Nein. Er nimmt Routine ab, damit Ihr Team Zeit für die Gespräche hat, die einen Menschen brauchen. Technik wächst. Menschlichkeit auch.
Was passiert, wenn er etwas nicht weiß?
Er sagt es und gibt ab: als Rückrufnotiz, per Durchstellen oder als Ticket. Raten ist nicht vorgesehen.
Muss ich meine Telefonnummer ändern?
Nein. Ihre Nummer wird umgeleitet, zum Beispiel nur nachts oder nur bei Besetzt. Die Umleitung lässt sich jederzeit wieder abschalten.
Klingt das nicht nach Roboter?
Aktuelle Stimmen klingen natürlich, Sie können vorab Hörproben vergleichen. Trotzdem sagt der Assistent gleich zu Beginn, dass er eine KI ist.
Was kostet das?
Das hängt von Kanälen, Volumen und Anbindungen ab. Konditionen nenne ich verbindlich nach dem Erstgespräch.
Für welche Betriebe ist das gedacht?
Für Betriebe, bei denen Kundinnen und Kunden anrufen, schreiben und Termine wollen, und bei denen das Telefon nicht immer jemand abnehmen kann. Ob es bei Ihnen passt, klären wir im Erstgespräch, ehrlich, auch mit einem Nein.